Fiche de non-conformité après audit externe

Bonjour DD 227 et merci pour cette question qui me permet de répondre pour la première fois ! 😉

Je suppose que vous nous posez cette dernière selon une norme de certification « classique » qui n’impose pas de formalisation d’une fiche de non-conformité : ISO 9001, 14001, 27001…

D’ailleurs, pour bien préciser les choses : aucune norme n’impose de remplir des fiches de non-conformités. Les seules exigences sont de conserver :

• les informations décrivant les non-conformités (de les enregistrer)

• les actions de traitement réalisées

• les éventuelles dérogations

• les autorités (responsabilités) étant intervenues / ayant décidé

A ce titre, les non-conformités peuvent être effectivement formalisées sur des fiches de non-conformités, dans les comptes-rendus, dans des rapports, dans des tableaux ou des bases de données… bref : sous toute forme qui conviendra à garder la mémoire des évènements et d’en permettre la revue ultérieure s’il est besoin d’aller plus loin, d’analyser les causes et de déployer des actions correctives.

Pour revenir à cet enregistrement : cela dépend de vous, cela dépend de votre système de management de la qualité.

Si vous vous imposez d’ouvrir une fiche de non-conformité pour chaque constat relevé en audit de certification, alors oui, à moins de modifier vos méthodes : il faut le faire.

Si vous ne vous imposez par les choses, alors trois solutions s’offrent à vous :

• formaliser une fiche de non-conformité et l’instruire

• enregistrer ce.s constat.s dans un document synthétisant tous vos besoins de correction et d’amélioration et les instruire comme les autres

• considérer que les fiches de constats de l’organisme de certification vous suffisent à assurer ce suivi

Mais sur ce dernier cas, c’est un peu moins évident. En effet, le principe d’enregistrer un besoin en correction est celui : d’identifier la non-conformité, d’enregistrer les actions de traitement, de valider que les actions de traitement ont été réalisées, d’identifier la cause à l’origine de la non-conformité, de décider du besoin de déployer une ou plusieurs actions de correction (ou non), d’enregistrer la ou les actions de correction, de vérifier que ces actions de correction sont faite, de vérifier ensuite que ces actions de correction sont efficaces.

Les fiches de constats ne sont généralement pas « faites » pour cela, et il vous faudra un autre support ou une autre source d’information pour vous assurer de franchir ces différentes étapes.

Pas pour un audit ou une certification spécifiquement, mais bien pour vous assurer de déployer un principe d’amélioration continue qui veut que vous ne « lâchiez » pas un besoin de correction / amélioration sans être allé au bout de ce que vous avez planifié.