Nous avons eu un audit et l’auditrice nous a donné une non-conformité mineure parce que nous avons fait un audit au début de notre certification et pas ensuite. Qu’est ce quelle attend de nous dans la réponse que nous devons faire pour vendredi. Merci.
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Heureux d'avoir pu vous aider. N'hésitez pas à venir nous rendre quelques visites sur ce forum de temps en temps 😉
Oui, mais nous avons répondu aux deux autres qui étaient techniques sur notre métier, plus des observations aussi. Merci pour votre participation, la réponse a été acceptée très vite par l'auditrice, avant demain même (qui était la date limite).
Bonjour et merci pour cette question.
Effectivement, je pense que votre audit est un audit de certification et, quel que soit le référentiel, les auditrices et auditeurs attendent deux choses :
que vous identifiez la cause de l’écart qu’il/elle vous signifie
que vous lui proposiez une ou plusieurs actions afin de lui démontrer comment vous comptez corriger l’écart
Normalement, après acceptation par l’audit.eur.trice, cet écart sera entériné et, lors du prochain audit (ou visite de surveillance), vous aurez à démontrer que vous avez effectivement corrigé la cause et que l’écart n’existe plus.
Dans votre cas (corrigez-moi si j’interprète mal votre contexte) : vous avez fait un audit au début de la construction de votre système de management, ce qui s’apparente plus à un diagnostic et ne vous assure pas d’évaluer la conformité de votre système de management au regard des exigences de la norme.
Ma première réaction serait de penser que vous avez une auditrice sympa, parce qu’au final, vous n’avez pas évalué les dispositions de votre système de management une fois complet… on frise la non-conformité majeure.
En effet, les normes de système de management imposent, entre autres exigences concernant les audits internes, de les planifier « avant », de les réaliser en s’assurant « pendant » que vous avez évalué la conformité de votre système par rapport aux exigences de la normes et par rapport à vos propres exigences, et que ce dernier est efficace.
Je vous conseille donc de définir clairement, dans vos dispositions : la fréquence de vos audits internes (à minima, toutes les exigences doivent être revues au moins tous les trois ans, mais il est préférable de les revoir toutes au moins chaque année dans les premières années de votre maturité) et de rapidement faire votre audit interne « complet » sur l’ensemble de votre système.
L’analyse de la cause sera, par exemple : « Nous n’avons pas réalisé d’audit interne complet de notre système avant l’audit de certification parce que nous pensions que le diagnostic initial était suffisant. ».
L’action corrective qui peut être proposée sera, par exemple : « Nous réaliserons un audit interne chaque année au mois de mars* sur l’ensemble des exigences de la norme ». Date de réalisation : « mars 2022 ».
Si je puis me permettre… avez-vous eu d’autres écarts ?
* parce que vous venez d’avoir votre audit et qu’il n’est pas productif d’en faire un interne tout de suite. Mieux vaut attendre 6 mois, faire votre audit interne et, 6 mois plus tard : avoir votre audit de certification (si ce dernier à eu lieu ce mois-ci)