Décalage d'un audit interne

Bonjour

J'adore vos interventions QQC....

j'apprends beaucoup de chose ,dommage que il n y ait pas souvent d'intervention .

NB:pensez à faire connaître votre forum davantage il le

Bonjour Mélodie et bienvenue sur ce forum.

Au-delà de la gène que peut représenter le report d’un audit interne sur l’organisation et les plannings de chacun.e, son impact sur votre capacité à être certifiée dépend du contexte même de vos audits internes.

Avant de développer un peu plus le sujet, disons-le d’emblée : il y a peu de risques pour votre certification et une non-conformité mineure sur ce sujet peut avoir des effets positifs insoupçonnés de prime abord.

Voici donc les principaux facteurs à considérée

Les modalités de vos audits internes

Comme Douci Ben l’a dit (merci de votre contribution Douci Ben), les audits internes peuvent se replanifier selon les dispositions que vous vous accordez dans votre propre système de management.

Mettons de coté la réalisation des audits annuels. Nous avons, je crois, abordé dan un autre post de ce forum le fait qu’une année ne correspondent qu’a trois repères : celui que la terre met pour faire une fois le tour du soleil, celui de la clôture d’un exercice comptable à partir du précédent, celui des habitudes que nous avons de considérer l’année comme une unité de temps organisationnelle dans l’application des dispositions d’un système de management (comme le sont les mois, les années et les semaines).

Si vous réalisez plusieurs audits chaque année, des audits de chacun de vos processus par exemple, alors : vous pouvez décaler et replanifier certains de ces audits internes pour ces raisons d’indisponibilités (elles peuvent également être internes). Il n’y a pas de règle d’or en la matière, mais si 20% de votre programme d’audit est réajusté : c’est la vie de votre système de management.

L’essentiel étant alors que vous maitrisiez cette replanification, que vous assuriez qu’un audit n’est pas, par exemple, décalé de mois en moi ou d’année en année au risque de ne pas être réalisé et au risque également de donner une image médiocre de cette disposition vis-à-vis de vos collaborateurs.

En revanche : il vous faudra démontrer que vous avez identifié le risque (ou l’absence de risque) inhérent à ces reports et décidé soit de les accepter, soit de définit de nouvelles modalités d’audit (allez oust le prestataire externe !).

La question peut se poser si vous faites un audit interne « complet » de l’ensemble de votre système de management, avant le suivant, et si, effectivement, la période entre deux audits s’allonge avec le risque que beaucoup d’évolutions de votre organisation, de votre système de management puissent ne pas être revues à temps.

Les raisons du report

La raison du report peut également pencher dans la balance pour un constat en audit.

Ainsi, si le report n’est vraiment pas de votre fait : l’annulation par votre prestataire, dont acte. Maîtrisez les choses au mieux. Mais s’il vous « fait le coup » depuis des années, alors, c’est peut-être vous qui ne maîtrisez pas votre prestataire et n’avez pas défini les ressources adéquates par rapport à vos objectifs. Là, cela peut donc être sujet à un écart et c’est normal.

Idem si le report à, pour cause : l’imprécision de planification ou de préparation, la mobilisation insuffisante ou la non implication des responsables…

L’impact du report d’audit interne sur la certification

Ce n’est pas toujours simple lors des premières années d’expériences d’un système de management, mais n’oubliez pas que les dispositions d’un système n’ont pas pour vocation première d’être auditées et de permettre la certification.

Hé non… Elles sont pour but de vous doter d’un ensemble de mécanismes de maîtrise et d’amélioration de vos pratiques et de vos prestations.

Certes, à un moment, elles seront passées sous le feu des projecteurs de la certification, mais ce qui intéressera (devrait intéresser) l’audit.eur.rice n’est pas tant le respect de votre planning d’audit, mais l’efficacité de vos principes d’audit quant à vous auto-contrôler sur votre propre conformité et efficacité.

L’audit.eur.rice, face à un constat de report, et après avoir évalué la conformité de votre pratique des audits internes, se demandera quelle est la solidité (et donc l’efficacité, la projection) de votre planification des audits, quelles sont les conséquences de reports, comment vous avez géré cela afin de maintenir un système d’audit interne efficace pour vous.

Ainsi, par exemple, si le décalage de votre planification des audits internes est systématique chaque année (l’auditeur externe a décalé l’audit, l’auditrice interne à oublié qu’elle avait du lait sur le feu, les audités avaient piscine ce jour là et sont resté deux mois dans l’eau…), il serait légitime d’y voir un écart quant à votre incapacité à les planifier ces audits !

Petit bémol sur certaines interprétations et « jusque boutismes » induits par des normes plus techniques : la justification doit être parfaitement actée, l’absence de risque doit être maîtrisée et la non-récurrence de ces dérives doit être justifiée dans le cas des accréditations selon les référentiels des séries ISO/IEC 17xxx.

Ainsi, je ne sais pas si cela est votre cas, le référentiel ISO.IEC 17025 hérite des préconisations opposables du LAB REF 02 qui « recommandait », dans sa version précédent, la réalisation des audits tous les 12 mois et « imposait » la justification d’un durée plus longue. La version 14 est plus raisonnable en introduisant la fréquence minimale sur un cycle d’accréditation, mais les habitudes et les croyances dans les bonnes pratiques vous offriront certainement pas mal d’échanges sur le sujet si l’audit.eur.rice n’est pas convaincue.

Les effets positifs d’un constat

S’il en résulte un écart en audit de certifications : pas d’inquiétude (enfin, tant que ce dernier n’est pas majeur et, à moins de dériver complètement ou de ne pas avoir corrigé cet écart déjà formulé précédemment, il y a peu de risques sur ce sujet).

La véritable inquiétude devrait arriver le jour ou vous n’aurez plus d’écart en audit de certification. Là, il sera temps de changer d’organisme de certification parce que cela coutera un peu cher pour n’avoir qu’un logo en couleur à poser en bas de page.

C'est la même chose pour votre prestataire d'audit interne : le jour ou il vous rendra un rapport d'audit sans constats, il sera temps de prendre quelqu'un de plus compétent.

Mais, positivement, le fait que vous relatiez à votre prestataire que vous avez eu un constat en audit de certification devrait attirer son attention sur ce qui peut être assimilé à un défaut d’accompagnement. Cela devrait le motiver à se corriger ou à vous donner une solution pour que cela ne se reproduise plus.

Cas échéant, cela vous motivera à changer de prestataire.

Voilà, j’espère vous avoir répondu sur ce sujet.

A bientôt,

Bonjour

C ' est un risque oui si aucun audit n est réalisé cependant vous pouvez les rattraper il me semble non?

J ai vécu le mm cas sur un nbre X

d 'audits programmes j ai realiseX_3 les 3 restants je les ai balancé pour l année d 'après.

J 'ai pu le faire car les dispositions de l 'entreprise me l 'ont permis.

Slts