Bonjour,
Je viens de prendre mes fonctions dans une entreprise certifiée IOS-9001 depuis plusieurs années. La direction souhaite que les audits internes soient à présent fait ... en interne.
Au-delà du fait que nous allons devoir être formé pour être auditeur interne, je souhaite aborder plusieurs points et questions pour débroussailler le sujet.
Question 1 : Qui est le plus susceptible dans une entreprise de faire un bon auditeur interne ?
Question 2 :
Nous avons listé plusieurs questions qu'il faut poser lors de l'audit interne, mais je souhaiterais avoir un avis extérieur (oui, oui, c'est cocasse) sur plusieurs de nos questions.
Voici les questions ouvertes que nous souhaitons poser :
- Que pouvez-vous me dire sur le contexte de votre organisation?
- Qui sont vos parties intéressées et quelles sont leurs exigences?
- Comment le SMQ a-t-il été intégré aux processus métiers de l’organisation?
- Quels sont les risques et les opportunités identifiés et que faites-vous à leur sujet?
- Quels sont les plans mis en place pour atteindre les objectifs qualité?
- Comment capturez-vous et utilisez-vous les connaissances?
- Comment gérez-vous le changement?
Ce ne sont pas les seules questions que l’auditeur va poser. Ce n’est qu'une première liste de questions auquel il faut évidemment avoir une réponse. Nous n’avons pas encore listé les questions sur les sujets suivants :
- la revue de direction
- les mesures correctives
- l’amélioration
Qu'en pensez vous ?
D'en l'attente de vous lire, je vous souhaite une excellente journée
Serge Faure
Re P.S. : désolée, nous venons de comprendre qu'il n'est pas possible de modifier les messages publiés, tout au plus de les supprimer. Aussi, je ne peux pas anonymiser votre nom. Si cela devait être gênant, sachez que vous : vous pouvez le faire.
Cordialement,
Bonjour Serge et merci de cette « ample » question.
Tout d’abord : bienvenue dans cette fonction passionnante. Il en est d’autres, mais celle-ci vous fera certainement voir l’intérieur de votre entreprise d’une manière complète et dans tous ses recoins…
Voici les réponses, ou éléments d’éclairages selon, à vos questions :
Qui est le plus susceptible de faire un.e bon.ne audit.eur.trice interne ?
C’est effectivement une question que l’on nous pose régulièrement, comment trouver ces oiseaux rares. Et voici les réponses que nous apportons généralement dans les qualités des candidats et de son environnement lorsque cela est possible. Un.e audit.eur.rice doit être :
curieu.x.se et aimer la découverte : activités de l’entreprise qu’il.elle ne connaît pas, services ou direction avec qui il.elle n’est pas en contact habituellement…
ouvert.e d’esprit et capable de ne pas claquer ses habitudes sur des attendus, mais les attendus d’un référentiel sur ce qu’il.elle investiguera
avenant.e et patient.e parce que la démarche de confiance à construire métier, notamment, ces qualités
capable de synthétiser des informations, de retranscrire une analyse simple d’une situation complexe
volontaire (de préférence) dans cette fonction
Cette personne doit également disposer d’une qualité qui ne tient à pas à elle directement :
avoir une hiérarchie qui comprends et accepte qu’un temps spécifique de préparation, réalisation, restitution d’audit doit être délégué à l’audit.eur.rice pour sa mission : l’audit interne n’est pas une fonction anodine que l’on attribue à des personnes qui « ont du temps pour cela » ou bien à qui on ne sait pas quoi demander d’autre.
Le reste des qualités et des compétences devrait, normalement, être issu de la formation à l’audit interne et au référentiel d’audit.
Un avis extérieur sur les questions posées...
Voici une réponse en plusieurs parties…
La sémantique
La question « Que pouvez-vous me dire sur le contexte de votre organisation ? » gagnerait à être formulée ainsi : « Pouvez-vous me décrire le contexte de votre organisation ? ».
En effet, vous ciblez cette description de manière relativement exhaustif dans le champ de l’audit (référentiel et description de votre système) plus que de donner l’impression que vous allez tester les connaissances de vos audités.
La question « Comment capturez-vous et utilisez-vous les connaissances » est une jolie question parce qu’il s’agit bien de déterminer les connaissances nécessaires (si vous faites effectivement référence à l’exigence 7.1.6) et, ensuite, de les tenir à jour, de se les approprier. Simplement, préférez l’usage de « Comment déterminez-vous… » que le « Comment capturez-vous… » qui est certes plus bucolique, mais plus éloigné de l’exigence de la norme.
La complétude
Effectivement, vous l’avez compris : ce ne sont pas les seules questions ni les seules manières de les poser ou de découper le questionnement. Sur votre niveau de questionnement, vous devriez en avoir environs… 210 autres si je me base sur un questionnaire type permettant l’interrogation de l’intégralité des exigences de la norme ISO 9001 que nous avons établis, et nonobstant les questions qui ne manqueront pas naitre à la lumière des réponses.
C’est donc un bon début et la formation devrait vous permettre d’y voir encore plus clair.
A toutes fins utiles, voici un lien vers une vidéo décrivant l’établissement du questionnement en audit interne :
Bons audits à vous !
P.S. : je me permets d'anonymiser votre nom de famille, nous préférons que les personnes posant des questions ici n'affichent pas leur identité afin de ne pas, éventuellement, se compromettre vis à vis de leur entreprise.