Après de nombreux accompagnements à la certification QUALIOPI, mais aussi de plus nombreux audits de certification QUALIOPI réalisés par nos équipes pour le compte d'organisme de certification : voici le bilan des 5 erreurs à ne pas commettre pour envisager à la fois un vécu serein de ses dispositions répondant aux différents indicateurs ainsi qu'une certification sereine.
Première erreur : notre activité est reconnue depuis longtemps, nous serons forcément certifiés !
... et en même temps : nous étions Datadock et nous faisons partie du groupe Performance Intégrale Facilitante.
Hé bien non. Si répondre aux exigences du référentiel national qualité ne va pas nécessairement vous demander de réviser vos pratiques, il serait dommageable de ne pas vous pencher avec attention sur chacun des 32 indicateurs parce que certains nécessitent de pousser un peu plus loin certains réflexions ou démonstrations probablement déjà existantes.
La certification n'est pas une reconnaissance de votre notoriété et de vos antécédents, mais bien de votre conformité à un ensemble d'exigences clairement établies.
Deuxième erreur : le guide de lecture détaille les preuves à fournir, il suffit de les élaborer !
Si vous comptez les preuves documentaires "pouvant" être présentées, il y en a : plus d'une centaine !
Il est important de comprendre qu'il s'agit là d'exemples de preuves. Si fournir des preuves est obligatoire, il n'est pas obligatoires de fournir spécifiquement celles qui sont indiquées dans le guide de lecture. Vous avez certainement des supports tout aussi, sinon plus, efficaces parce qu'ils vous correspondent, et bon nombre de preuves citées en exemple ne vous sont pas utiles.
La certification ne se mesure pas au poids des documents présentés, mais bien à leur pertinence pour justifier à la fois de votre compréhension des exigences et, surtout, de votre conformité.
Troisième erreur : il suffit de déployer un système de management comme l'ISO 9001, qui peut le plus, peut le moins !
Pourquoi pas, mais même si nous serions les premiers convaincus : cela peut être une réponse pertinente si elle présente également des avantages pour vous structurer et optimiser votre organisation et vos manières de faire. Sinon, elle risque de vous faire tomber dans le piège de la formalisation à outrance de vos pratiques (qui est un piège également rencontré en SIO 9001 du reste). Répondez déjà "bien" aux exigences QUALIOPI avant d'imaginer faire plus...
Quatrième erreur : amstramgram, c'est toi qui t'y colles !
Se dire que la certification est confiée à une personne qui "en avait le temps" et qu'elle n'a qu'a récolter des documents, mettre en forme des données et les présenter en audit de certification. Allez, pour les plus généreux : ce sera également la personne qui aura le droit à une formation QUALIOPI.
Là également : danger !
L'évaluation de la conformité aux exigences QUALIOPI ne se limite pas à la revue de documents sagement préparés pour le (ou les) jours de l'audit, mais à comprendre votre manière de maîtriser vos prestations au quotidien et par toutes les personnes impliquées. Cela inclus le questionnement nécessaire d'autres collaboratrices et collaborateurs selon la nature des indicateurs, la revue de documents ou de dossiers ayant été instruits par des personnes non présentes au jour de l'évaluation.
Si QUALIOPI peut être porté par une fonction définie au sein de l'organisation : cela doit être compris et appliqué par toute personne concernée.
Cinquième erreur : ça a marché, nous touchons à rien !
Ouf ! La certification QUALIOPI est décrochée !
Donc, on ne modifie rien et on sauvegarde précieusement les 32 répertoires crées sur notre réseau informatique avec les 32 paquets de preuves bien au chaux dedans.
Hé oui, mais non...
Lors de la visite suivante : l'auditrice ou l'auditeur s'attachera à évaluer comment le système a été maintenu (sa mise à jour, ses évolutions et améliorations...), de quelle manière vous l'aurez adapté aux évolutions du référentiel national qualité parce qu'au jour de cet article : il en est à sa 7ème version et il se murmure qu'une 8ème mouture est en cours.
En résumé : la certification QUALIOPI est, comme toutes les certifications, relativement aisée à obtenir pour peu que l'on prenne le temps d'une lecture sérieuse et éclairée afin d'identifier et de répondre aux exigences qui raisonnent dans votre contexte.
Et en cas de doute, ou d'un besoin de coup de pouce : THAUMASIA est là !