Nous formons, nous auditons, nous sommes audités et ce, depuis plus de 25 ans (pour certain.e.s d’entre nous).
Aussi, des « cas » et des déboires : nous en avons vus quelques un qu’il nous parait intéressante de partager ici.
QUELLES SONT LES 4 ERREURS COURANTES EN AUDIT INTERNE ?
Hé oui, un audit est un exercice à part. Bien mené, il sera l’un des fers de lance de votre système de management et, mal mené : il en sera assurément le boulet. Voici donc les 4 erreurs fréquemment commises :
1 : CROIRE QUE LE QUESTIONNAIRE EST LE GRAAL DE L’AUDIT
Bien qu’il s’agisse d’un exercice intéressant dans les premiers audités que vous réalisez, un questionnaire peut être autant un guide qu’un carcan. Pire : il peut vous donner l’illusion qu’un audit interne c’est avant tout le suivi d’un questionnaire et qu’il suffit de dénicher le questionnaire « ultime » afin de réaliser les audits « ultimes ». Il peut également donner l’impression aux audités que vous êtes là pour dérouler une checklist et que, peut-être, tout le monde aurait gagné un temps précieux dans l’envoi d’un fichier à cocher à distance.
Que nenni : privilégiez quelques questions succinctes qui seront des points de repères de votre investigation, et qui, avec une préparation de l’audit adaptée, vous permettront un audit adapté à un contexte que vous découvrirez également au fur et à mesure des réponses.
Plus d’information ici :
2 : GENTIL FLIC, MECHANT FLIC : PENSER QUE CELA A SA PLACE EN AUDIT
Faut-il être gentil et compréhensif vis-à-vis des « audités qui font l’effort de répondre et qui ont eu un tel courage de mettre en place un système de management » et y allant doucement dans les échanges ou, au contraire, tel le Clint Eastwood de l’audit : est-il nécessaire d’être sévère (mais juste), implacable (mais juste) et ne rien laisser passer ou dépasser (tout en étant juste).
Ni l’un, ni l’autre !
Si un audit se doit de se dérouler dans les meilleurs conditions de courtoise, de manière cordiale, sympathique aussi comme tous les rapports entre humains peuvent l’être : un audit est juste et factuel.
Un constat ne dépend pas de votre gentillesse ou de votre sévérité, mais uniquement de l’évaluation d’un ensemble de faits par rapport à un référentiel et des règles de décisions qui prévalent. Ainsi, vous serez forcément juste (ce n’est pas faute de le dire) et forcément apprécié de la grande majorité des audités.
Pour en connaitre plus sur cette évaluation :
3 : S’AUDITER SOIT MÊME
S’auditer soi-même n’est rien moins que parfaitement impossible à moins de pouvoir revêtir deux alters parfaitement dissociés, ce qui peut conduire à des situations très pénibles.
En effet nous avons toutes et tous tendance, surtout inconsciemment, à être d’accord avec nous même et à ne pas voir nos lacunes. Il ne va de même avec un système de management : si nous y avons laissé un énorme trou au milieu, nous serons d’accord avec nous-même sur le fait que nous ne laissons jamais de trou nulle part, non… jamais.
Frôler le soi-même par un audit d’un.e partenaire, associé ou employé de sa structure est également possible et parfois tout à fait profitable lorsque l’exercice est objectif. Attention alors à veiller à la compétences de cette tierce partie tout comme à sa capacité à oser délivrer des constats justes.
Une seule solution : on n'audite pas son propre travail. Voilà tout !
4 : S’AIMER PLUS QUE LES AUDITÉS
Si vous êtes audit.eur.rice, c’est pour vos compétences. Aussi, l’audit n’est pas le moment de briller et de vous faire voir, de démontrer vos compétences ou de vous affirmer.
L’audit interne est l’exercice dont les audités ont besoin pour évaluer leur système de management et fonder l’amélioration.
Aussi difficile que cela parait : vous en être l’instrument. Et un instrument se doit d’être affuté, efficace, mais pas de briller et d’aveugler le reste d’un orchestre.
Si vous parlez plus que les audités, si vous voyez dans leur regard plus d’admiration que d’introspection, de questionnement ou de satisfaction d’être confortés dans leur choix : votre audit est un échec.
COMMENT NE PAS COMMETTRE CES ERREURS ?
La meilleure manière est de respecter, pas à pas, une méthode d’audit et de demeurer vigilant.e à ces signes qui vous renseigneront sur un écart aux principes d’audit : équilibre du temps de parole, usage de termes peu factuels…
Si cela vous parait difficile, nous vous invitons à suivre cette playlist :
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