Bonjour, nous sommes une entreprise de moins de 10 salariés et nous sommes certifiés ISO 9001 : 2015 depuis un peu plus d’un an.
Dans le cadre de notre SMQ, nous avons mis en place un plan d’actions général. Les origines de nos actions peuvent provenir des enjeux, des parties intéressées pertinentes, de l’analyse des risques et opportunités, des revues de direction, des NC, etc….
Pour information notre plan d’action est un fichier Excel.
Il arrive fréquemment que nos actions aient des origines multiples, ce qui complique un peu la mise à jour du document car je dois penser à toutes les origines et bien faire référence à la même action dans les documents en lien. Prenons un exemple : suite à la révision des risques et opportunités nous décidons d’engager une Action 1 en février mais en révisant les enjeux de l’entreprise nous nous apercevons que l’action 1 répond aussi à un enjeu. Du coup, je mets à jour l’origine du document en ajoutant « Enjeux » à « Risques & opportunités ».
De plus, avec des origines multiples il est difficile d’utiliser la fonction tri sur excel. Comment pouvons-nous faire pour simplifier les choses ? Merci d’avance pour votre aide.
Julie
Merci pour votre réponse , qui m'éclaire sur les différentes possibilités. Je vais regarder tout cela de plus près.
Cordialement.
Bonjour Julie et merci pour cette question.
Tout d’abord : bravo !
Vous avez fait le plus compliqué, c’est-à-dire : déployer les dispositions qui, outre les corrections à mettre en œuvre dans le vécu de votre système de management, vous permettent de projeter des actions à partie des besoins et attentes des parties intéressées, des risques…
Effectivement, il est normal de planifier des actions qui répondront à plusieurs besoins. Rappelons ici que l’origine est intéressante afin, une fois l’action réalisée et efficace, de mettre à cette origine : modification d’une criticité de risque si une action en a réduit l’un des facteurs, considération qu’un besoin et attente d’une partie intéressée est satisfaite à présent, validation de la prise en compte effective d’un enjeu interne ou externe…
Vous avez, globalement, 3 manières de pouvoir répondre aux liens parfois délicats entre les origines des actions et les actions elles-mêmes :
[les liens croisés]
L’approche basique, brute mais efficace, consiste à référencer les actions de manière unique (souvent chronologique), par exemple : ACT-001, ACT-002…
Ainsi, si vous déployez une action à l’issue d’une analyse des risques, vous ferez référence, en face du risque que vous souhaitez réduire, à l’action ACT-002 (et aucune autre information, le propos sera d’aller voir dans le plan d’action le contenu, la planification et le suivi de l’action).
Par la suite, si cette même action répond à un enjeu que vous auriez, par exemple, identifié et confirmé en revue de Direction : le compte rendu de la revue de Direction fera référence à cette même action ACT-002, dans la rubrique concernant votre prise en compte d’un enjeu en particulier.
Il vous faudra, par souci de praticité : intégrer les origines successives dans le plan d’action (une colonne spécifique, une colonne par origine ou une place dans les commentaires) afin, lorsque votre action sera soldée, de revenir sur les différentes origines afin de mettre à jour ces dernières.
Cette approche est, comme présenté en préambule : brute mais efficace. Elle fonctionne avec un plan d’action unique comme avec plusieurs plans d’actions dédiés.
[la marche en avant]
Même principe que précédemment : lorsqu’une disposition vous conduit à planifier une action, vous référencez cette action dans le support d’origine et dans le plan d’action. Simplement, vous n’avez pas besoin d’une multitude de références aux origines : la première origine (souvent la plus prégnante) est suffisante, voir, pas d’origine du tout.
Les dispositions qui sont à cette origine, justement, seront régulièrement revues (une fois par semaine, par mois ou par an par exemple) et c’est là que vous considérerez que vous aurez répondu, ou pas, ou pas encore, aux besoins identifiés dans ces dispositions.
Rappelons que le principe d’identifier l’origine d’une action dans un plan d’action est une action d’évidente facilitation d’exploitation, mais pas une exigence de la norme ISO 9001 (selon la construction de votre système de management).
Cette approche permet de gagner du temps mais pose simplement deux risques qui sont pourtant admissibles dans votre contexte : celui de devoir compter sur votre mémoire de l’histoire du système (c’est possible dans un volume de 30 à 40 actions dans l’année, difficile au-delà), celui qui fait que, sans vous, la boucle d’amélioration se paralyse un peu.
[l’automatisation]
Attention, ce qui suit fait l’objet d’un placement de produits :)
Dans bien des cas, Excel est l’un des supports de prédilection pour enregistrer et suivre des actions (et d’autres besoins de collecte et de suivi de données d’un système de management).
Sa trop grande simplicité fait souvent oublier que faire rentrer des nécessités de suivi dans 2 dimensions (des lignes et des colonnes) limite les possibilités de liens, de logique, et les besoins de gestion des données. Ainsi, passé quelques centaines d’actions suivies dans Excel : ce dernier ne sera plus en mesure de vous faciliter grandement la synthèse, l’analyse et le suivi des actions. Pire parfois : c’est vous qui serez au service de votre plan d’action…
Vous pouvez donc opter (après avoir fait votre expérience des mécanismes de liens et de suivi des actions) pour une application qui vous fournira, voir optimisera, ces liens.
Là, nous ne sommes pas totalement objectifs dans la réponse puisque THAUMASIA à participé à la spécification et à la conception de QUAPIA (www.quapia.com) exactement dans ce sens. Mais nous en mesurons les effets dans les systèmes de management déployés par nos clients ou par les Consultant.e.s utilisat.eurs.rices et les retours sont excellents.
Cette approche présente beaucoup d'intérêt quant à fluidifier votre système de management et vous permettre de ne consacrer du temps qu'aux réflexions, échanges et analyses du système. En revanche, elle induit de s'équiper d'un outil spécifique, au-delà d'Excel.
Voici donc trois perspectives et nous espérons qu’elles vous permettront d’ajouter encore à la maîtrise de votre système de management.
Très cordialement