Bonjour je suis de retour
Étant confrontée à un sérieux problème de maitrise documentaire, je m'explique :
nous détenons une procédure qui gère l'ensemble des informations documentées de l 'entreprise, ces dernières respectent toutes un modèle commun, il se trouve que par moment suite à des besoins spécifiques on nous demande de valider certaines informations qui ne respectent pas le même format exigé par la procédure, ma question :
Peut-on proposer un nota bene dans la procédure expliquant qu'il est possible d'accepter cette exception (format différent).
salutations
Bonjour Douci Ben,
Oui bien sur : les dispositions du système de management sont ce que vous souhaitez qu'elles soient, du moment que vous respectez les exigences de maîtrise des informations documentées attendues par les normes.
Globalement, il faut vous assurer que vous soyez en capacité d'identifier un document applicable (et de la mettre à disposition des personnes concernées), lorsque cela est nécessaire il faut vous assurer que ce document a été revu (accepté) par les autorités compétentes avant d'en assurer sa diffusion.
Les documents peuvent avoir des formats différents et, pourquoi pas, des référencements différents si les règles d'usage et de "reconnaissance" de leut applicabilité sont claires et partagées. Si cela n'induit pas de risque d'erreur dans le recours à une information documentée qui ne devrait pas être utilisées.