Codification des documents

Bonjour,

quand est ce qu'on incrémente un indice de codification d 'un document ? je m 'explique , j ai un processus par exemple je veux apporter une petite modification à savoir le nom du pilote ou responsable du processus est ce que j'incrémente l 'indice de révision ou pas ?

Salutation😊

Bonjour Eleff et bon retour parmi nous !

Il n'y a pas d'exigence de gestion documentaire (ni même de formalisation de procédures) dans le Référentiel National Qualité.

Cependant, effectivement, il est toujours bon de se fixer des règles de gestion documentaires afin d'en faciliter... la gestion. En outre, il y a bien une notion "d'information actualisée" qui peut nécessiter au moins le fait de dater certaines informations et documents.

Ce que vous avez décrit semble tout à fait approprié en matière de gestion. Parfait !

Bonjour,

Je suis sur une autre norme, la norme Qualiopi.

Est-ce que, dans ce cas, il faut également que je donne un code à mes documents ?

J'ai choisi de les appeler par des lettres et un numéro. Par exemple : GEN01 "suivi des candidatures et des inscriptions", GEN02 "journée d'intégration" etc... ce sont des procédures générales (d'où le GEN) et j'ai aussi des documents qui vont avec les formations : FOR12 "cahier de liaison" etc...

Ça va ça ?

Bonjour Bill,

La meilleure manière de codifier les documents est… de ne pas les codifier.

En effet, aucune norme de système de management n’exige de les codifier.

En revanche, les exigences minimums sont :

• de les identifier : le titre du document peut suffire si vous n’avez pas au moins deux documents portant le même titre ou des titres très proches qui pourraient porter à confusion, une indication de l’état de validité/mise à jour est également un minimum (sa date de mise à jour, et/ou son indice par exemple)

• d’en avoir fait la revue : de vous être assuré qu’ils ont été approuvés avant d’être proposés à l’application

• de les mettre à disposition aux endroits et/ou auprès des personnes qui devront les utiliser

Parfois, afin de faciliter l’accès et le classement des documents, vous pouvez effectivement les codifier (entendons par cela : donner une référence à un document) qui peut dépendre des règles d’accès et de conception de votre système de management :

• la nature du document : manuel, procédure, instruction…

• son processus, référentiel ou domaine de rattachement : COM (commercial), QUA (qualité), ENV (environnement), INT (intervention), LAB (laboratoire)… de manière plus ou moins imbriquée...

• son numéro d’ordre dans la codification : 1, 2, 3, 001, 002…

• entre autres !

Cela peut s’avérer pratique dans certains contextes si vous définissez des règles simples, contraignant dans d’autres et parfois difficile à maintenir dans le temps et à gérer. Par exemple :

• lorsqu’un document fait référence à un autre ou lorsqu’une procédure est « à cheval » sur plusieurs processus, domaines…

• si la procédure PRO-Q-LAB-004-v4 / « Recueil des échantillons PCR » fait référence au plan de prélèvement ENR-QS-PLA-012-v3 / « Plan de prélèvement » et que vous faites évoluer de dernier, il faudra mettre sa référence à jour dans la PRO-Q-LAB-004 qui sera alors en v5. Sans compter qu'il faudra alors retrouver cette longue référence dans le nom du fichier et/ou dans un cartouche ou une zone du document.

Alors que si vos documents sont accessibles uniquement sur une base partagée (un répertoire du réseau, une application de gestion, un classeur…), et que la procédure intitulée « Procédure de recueil des échantillons - mars 2021 » fait référence à l’utilisation du dernier « plan de prélèvement » en vigueur, c’est un peu plus simple. Et tout à fait conforme aux exigences de toutes les normes de système de management (qui se niche du coté du paragraphe 7.5 des normes au format HLS).