Codification des documents

Bonjour,

Cela dépend des règles que vous avez fixées avec, pour rappel, le fait que les indices ne sont pas une exigence technique des normes et que d’autres informations peuvent permettre de suivre les évolutions des documents.

Deux cas sont possibles :

[Indice et contenu]

Si vous gérez un indice (ou toute autre indication de versionnement) de votre document vierge, plus un autre indice (souvent une date pour le contenu), vous ferez évoluer cette deuxième information à chaque mise à jour de contenu.

Par exemple : votre document décrivant le processus « PRO_MAN » indice C peut comporter une date de mise à jour et, si vous en changez le contenu, il sera toujours « PRO_MAN indice C » à la date de mise à jour du « 25/05/2023 ».

Il vous faut cependant vous assurer que seules les mises à jour « à jour » sont accessibles.

Petite astuce, si vous utilisez des dates dans le nom informatique du fichier, utilisez plutôt la notation au format américain (par exemple : « PRO_MAN_C - 2023-05-23 ») qui permet un tri plus facile des fichiers dans les navigateurs par rapport à leur indexation alphanumérique.

L’indice « C », lui, n’évoluera que si vous changez le fond du document et non son contenu : ajout ou retrait d’une rubrique, modification de présentation et de mise en page…

[Versionnement unique]

Si vous ne gérez qu’une information de versionnement : un indice (A, B, C…. ou 1, 2, 3…) ou une date, alors, vous devrez la mettre à jour à chaque mise à jour.

Dans ce cas, préférez l’indication de la date : « PRO_MAN - 2023-05-23 » par exemple. Cela sera bien plus simple à gérer.

Bon courage