Bonjour,
Lors de notre dernier audit interne ( ISO 9001 : 2015) début mai 2022, nous avons eu un point de progrès de la part de notre auditeur ( prestataire externe) " Il serait opportun de revoir la planification des jalons essentiels émaillant la vie du système de management tels que : les dates d’audit interne, les dates de revues de Direction, date de l'audit externe… En effet, lors d’une première certification ces jalons se suivent parce qu’ils résultent d’un premier déploiement du système de management. Mais dans le temps, il n’y a pas d’intérêt à conserver, par exemple, l’audit interne, puis la revue de Direction et enfin l’audit de certification dans le même mois. "
L'année dernière nous avions les dates suivantes :
Audit externe (N+1) en Juin 2022
Revue de direction en fin Mai 2022
Et audit interne début Mai 2022
Il est vrai que nous avions gardé le cycle utilisé pour l'audit de certification, mais cela demande effectivement beaucoup d'anlyse de synthèse au même moment.
Du coup pour l'année prochaine nous envisageons le cycle suivant
Le prochain audit externe est en Juin 2023,
Du coup nous pensons garder la revue de direction en avril 2023
Par contre nous voudrions basculer notre audit interne en Septembre / Octobre 2023
sachant qu'à chaque audit interne l'ensemble des processus est audité
Même si la norme n'impose rien puisque c'est l'organisme qui choisit la fréquence, est-ce que notre auditeur externe pourrait nous faire une remarque ou un point sensible sur le fait que nous n'ayons pas fait d'audit entre Mai 2022 et Octobre 2023 ?
Merci pour votre forum.
Julie
Merci pour votre réponse.
Julie
Bonjour Julie et merci pour cette nouvelle question,
Mise en perspective
Un premier rappel avant de vous répondre : les opportunités sont des pistes d’amélioration de votre système de management et il vous appartient de décider si elles sont pertinentes dans votre contexte. Ainsi, que cela soit identifié en audit interne ou lors d’un audit de certification, une opportunité est laissée à votre discrétion et n’exprime aucune nécessité de correction.
Fréquences induites
Effectivement, et cela est le cas d’une majorité de systèmes de management certifiés, la tendance est souvent de définir un objectif de certification et d’établir un rétroplanning à partir de cette échéance. Logiquement, donc, les étapes d’audit interne et de revues de Direction (dans cet ordre ou dans un autre) viennent clore la première étape de conception du système.
Puis, viennent les habitudes basées sur le fait que notre planète met 365 jours à tourner autour de son astre et que l’on a l’impression de recommencer les choses d’une année à l’autre, les cycles de certifications posés sur ces mêmes principes, les principes et échéances annuelles comptables et financières qui imposent également ce rythme.
Or, rien n’impose de réaliser les audits internes et les revues de Direction chaque année. Pas les normes (sauf une partie des normes d’accréditation) ni les principes de la certification qui, en revanche, imposent la réalisation de ces deux dispositions à minima une fois dans le cycle de 3 ans de certification.
Aussi, s’il est compréhensible de placer les audits internes et les revues de Direction dans les semaines ou mois précédant une première certification, il est parfois dommage et dommageable de maintenir cette proximité dans les années suivantes.
En effet, échanger sur la pertinence et le déploiement d’actions, de décisions, lors des audits de certification alors que ces éléments ont été actés quelques semaines avant offre le seul avantage de conserver les données en mémoire parce que récentes, mais pas celui d’échanger sur le fond et l’utilité de ces mécanismes.
Votre système vous appartient
Une règle importante à retenir : aucune disposition de votre système de management ne doit avoir pour contenu, et fréquence, de répondre à l’audit de certification. Cet audit « vient » un moment donné, afin d’évaluer le bon fonctionnement quotidien de votre système et ce, que la revue de Direction (par exemple) ait été menée il y a 15 jours, 3 mois ou 14 mois…
Vous l’avez bien écrit : la (les) norme est claire sur ce point. C’est à vous qu’il appartient de trouver les fréquences qui vous conviennent. Des revues de Direction tous les 9 mois ou tous les 19 mois ? C’est possible. Des audits internes étalés par processus et sur plusieurs années ? Possible également.
Ce qu’il vous faudra cependant démontrer : c’est que ces fréquences sont cohérentes avec vos besoins, les évolutions plus ou moins fréquentes de votre système de votre contexte, et non le fruit du hasard ou d’un rattrapage d’un retard ou d’un oubli dans la planification de ces dispositions.
Notez au passage qu’il en va de même pour d’autres récurrences parfois rencontrées dans une telle organisation : l’évaluation de la performance des prestataires externes, la revue de performance des processus…
Une remarque ou un point sensible ?
Tout d’abord, s’il fait une remarque ou émet un point sensible (pas forcément sur ce point) : tant mieux ! Appelez de vos vœux les remarques des auditeurs et auditrices externes parce qu’elles sont l’un des rares moment où un regard extérieur et objectif, désintéressé, se pose sur votre système.
Un audit sans remarque, non-conformité mineure parfois, piste de progrès en quantité raisonnable : est un échec !
Sur votre question précise, l’auditeur externe pourrait, pourquoi pas, identifier des insuffisances si, par exemple (ne connaissant pas votre contexte exactement) :
vous vous êtes imposé, et avez clairement formalisé, le fait que vous feriez les audits tous les premiers lundis du mois de mai de chaque année, sans acter votre décision de les réaliser, à partir de l’année XXXX que vous décaleriez cette période
vous avez totalement refondu votre système de management en juin 2022 (par exemple à la suite, justement, des constats épouvantables de l’audit interne de mai 2022), système opérationnel depuis septembre 2022 mais vous ne l’évaluez pas avant une année entière : là, c’est peut-être un peu juste pour valider la conformité de ce dernier
Mais à part cela : aucun risque. Au contraire, cela montre votre appropriation des « bons » principes d’un système de management dont la maturité repose justement sur ce questionnement et ces adaptations, et non sur l’application de cycles d’un an arbitraires « parce-que-c’est-comme-cela-que-tout-le-monde-le-fait ».
J’espère vous avoir convenablement répondu et j’ai hâte de lire votre prochaine question.
A très bientôt Lucie,